De juridiske artikler i GDPR beskriver i detaljer udnævnelsen af en databeskyttelsesansvarlig (DPO), dennes stilling og hans opgaver i tre forskellige afsnit. Spørgsmålet opstår, under hvilke betingelser er udnævnelsen af en databeskyttelsesansvarlig for din virksomhed ikke kun valgfri, men også obligatorisk i henhold til GDPR?
I denne artikel besvarer vi dette spørgsmål og går i detaljer om en databeskyttelsesansvarligs ansvar og præsenterer forskellene mellem interne og eksterne databeskyttelsesansvarlige.
Hvilke opgaver har den databeskyttelsesansvarlige?
Roller og ansvar for en GDPR-databeskyttelsesansvarlig
Den databeskyttelsesansvarliges rolle er at fungere som bro mellem din virksomhed og tilsynsmyndighederne. Det er centralt for databeskyttelsesstyring og overvåger overholdelse af GDPR og andre relevante databeskyttelseslove. En databeskyttelsesansvarlig bør kunne rådgive din virksomhed om eventuelle databeskyttelsesudfordringer og fremme forebyggende foranstaltninger, for eksempel gennem uddannelse af dine medarbejdere.
En databeskyttelsesansvarlig i henhold til GDPR skal udføre følgende opgaver
- Sikring af overholdelse: Overvågning af overholdelse af alle relevante love og bestemmelser om databeskyttelse.
- Procesovervågning: Dette omfatter overvågning af databeskyttelseskonsekvensvurderinger for at vurdere databehandlingsrisici.
- Medarbejderuddannelse og bevidsthed: Fremme viden om databeskyttelse blandt medarbejdere.
- Samarbejde med tilsynsmyndigheder: Fungerer som kontaktpunkt for databeskyttelsesmyndigheder.
- Tilgængelighed og rådgivning: DPO’en bør til enhver tid være tilgængelig for effektivt at kunne løse databeskyttelsesproblemer.
- Journalføring: Vedligeholdelse af detaljerede registre over organisationens databehandlingsaktiviteter.
- Undgå interessekonflikter: En DPO bør være fri for enhver interessekonflikt.
Hvem har brug for en databeskyttelsesansvarlig i henhold til GDPR?
Enhver offentlig organisation har brug for en databeskyttelsesrådgiver, og private virksomheder skal udpege en databeskyttelsesansvarlig, hvis deres databehandlingsaktiviteter opfylder visse kriterier. Hvis du allerede ved, at du behandler personoplysninger, er følgende afsnit vigtigt for dig, da behandlingen af sådanne data kræver særlig omhu og opmærksomhed i henhold til GDPR.
Hvornår er en databeskyttelsesansvarlig påkrævet i henhold til GDPR?
Forpligtelsen til at udpege en DPO i henhold til GDPR opstår, når en virksomheds behandling af personoplysninger opfylder visse kriterier:
- Selskabets hovedaktivitet består i at udføre aktiviteter, som efter deres art, omfang og formål kræver regelmæssig og systematisk intensiv overvågning af de registrerede .
- Hovedaktiviteterne omfatter storstilet behandling af særlige kategorier af personoplysninger i henhold til artikel 9 i GDPR og data om straffedomme og lovovertrædelser i henhold til artikel 10 i GDPR.
Derudover kræver GDPR udnævnelse af en databeskyttelsesansvarlig for enhver offentlig myndighed eller organisation (undtagen domstole i deres juridiske aktivitet).
Intern eller ekstern databeskyttelsesansvarlig?
Beslutningen om, hvorvidt en intern eller ekstern databeskyttelsesansvarlig (DPO) er bedre for din organisation, afhænger af to faktorer: din organisations specifikke behov og dine ressourcer. En intern databeskyttelsesansvarlig kan være et effektivt valg, hvis den relevante ekspertise allerede findes i organisationen, da denne stilling kan overtages eller effektivt udvikles af en medarbejder i organisationen. På den anden side, hvis der kræves et højt niveau af ekspertise, objektivitet og effektivitet for at implementere databeskyttelse, kan det være en fordel at vælge en ekstern databeskyttelsesansvarlig. Vores partner, en akkrediteret ekstern DPO-tjenesteudbyder , tilbyder professionel support, der opfylder disse kriterier.
Nedenfor opsummerer vi fordele og ulemper ved begge muligheder:
Intern databeskyttelsesansvarlig
Fordele
- Kendskab til virksomheden: Interne DPO’er kender virksomheden, dens processer og medarbejdere meget godt, hvilket muliggør en dybere integration af databeskyttelse i daglige processer.
- Omkostninger: Ofte billigere, fordi der ikke skal ansættes en ny medarbejder, og der ikke er eksterne konsulentomkostninger.
Ulemper
- Ressource- og opgavekonflikter: En DPO’s ekstra opgaver kan gøre det vanskeligt at håndtere den eksisterende arbejdsbyrde. Der skal muligvis ansættes en ny medarbejder.
- Beskyttelse mod afskedigelse: Der er juridiske særegenheder vedrørende beskyttelse mod afskedigelse, som kan gøre personalebeslutninger sværere.
Ekstern databeskyttelsesansvarlig
Fordele
- Specialiseret ekspertise: Eksterne databeskyttelsesansvarlige er ofte højt kvalificerede og altid informeret om den seneste udvikling inden for databeskyttelseslovgivningen.
- Objektivitet: DPO’er kan gennem deres eksterne position tilbyde et mere objektivt perspektiv på databeskyttelsesspørgsmål i virksomheden.
- Accept: Eksterne databeskyttelsesansvarlige betragtes ofte som mere neutrale af samarbejdsudvalg og medarbejdere, hvilket kan gøre samarbejdet lettere.
Ulemper
- Tilgængelighed: Medarbejdere kan være tøvende med at henvende sig til en ekstern DPO med spørgsmål eller problemer.
Uanset valget af intern eller ekstern DPO, har virksomheden det ultimative ansvar for databeskyttelse. Det er derfor tilrådeligt at nøje vurdere både interne kapaciteter og eksterne muligheder for at sikre den optimale løsning for din virksomhed.
Konklusion
Beslutningen om, hvorvidt og hvilken type databeskyttelsesansvarlig (intern eller ekstern) der er bedst for din virksomhed, bør baseres på en grundig vurdering af dine specifikke behov.
For mere information og professionel support, besøg venligst hjemmesiden for vores partner , en erfaren udbyder af eksterne DPO-tjenester. Brug deres ekspertise til effektivt at administrere din virksomhed i overensstemmelse med GDPR og samtidig optimere databeskyttelsesstandarderne.
